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août 2011      

La fonction publipostage ou fusion de documents,
pour quoi l'utiliser

Le publipostage ou fusion de documents consiste à insérer dans une "lettre-type" des données (champs) issues d'un tableur.
Voici quelques exemples d'utilisation.

Factures

Une liste de factures est mise dans un tableur. Chaque ligne comprend un numéro de facture, les coordonnées du destinataire, des rubriques, des montants...
Une lettre-type à en-tête du fournisseur contient les données permanentes (modalités de paiement...) et fait la mise en page. Les champs alimentés par le tableur la personnalisent.
Pas besoin de garder une copie de chaque facture envoyée, le tableur contient tout l'historique.

Reçus de dons à une association

C'est exactement le même principe que pour les factures

Fichier des adhérents

L'impression directe du tableur peut être difficile, si les données relatives à un adhérent dépassent la largeur d'une ligne.
On peut faire une belle mise en page d'une liste des adhérents (ou des participants à une activité) par "fusion".

Liste de livres, de CD, de films...

C'est le même principe que pour un fichier d'adhérents. Il est rationnel de tenir la liste dans un tableur avec une ligne par objet, mais l'impression directe du tableur peut être difficile.
La fusion permet de faire une belle mise en page, chaque objet n'étant plus limité à une seule ligne.

Liste à publier sur le web

Si l'on fait une liste (de dossiers, d'images...) directement en langage html, on risque de devoir reprendre le descriptif de chaque objet si on veut un jour modifier la mise en forme.
Il est plus rationnel de faire une liste des objets dans un tableur, et de la "fusionner" avec un document texte comprenant les balises html de mise en forme et des champs.
Le résultat de la fusion sera copié dans le fichier html complet (comprenant tout ce qui n'est pas la liste proprement dite).
Je ne connais pas de meilleur investissement que...
d'apprendre à se servir d'un tableur !